Elevregistrering via Excelimport

Vy i Indra: Elever»Excelimport av elev/betyg

Särskild behörighet grundskola/anpassad grundskola: Elev och betygsimport

Särskild befattning gymnasieskola/anpassad gymnasieskola: Expedition, SYV och Rektor

Skolor utan elevregister som skapar elevfiler fyller i en Excelfil särskild anpassad för import till Indra. Excelfilen importeras därefter via vyn Elever»Excelimport av elev/betyg. Excelmallen för elev- och betygsimport finns i Indra under vyn Blanketter/Info»Blanketter. 

 

Kontroller att göra innan du importerar eleverna i Indra  

Gå igenom punktlistan innan du fyller i elevuppgifterna i Excelfilen.

• Elever som inte ska söka till gymnasiet ska inte registreras i Indra, det gäller även elever med särskild hantering se info under rubriken Elevregistrering. 
• Skolkod måste anges i Excellfilen, koden anges i kolumn A.

För att ta reda på den aktuella skolans skolenhetskod eller skolkod: 

• Gå till Skolor/Kollegor»Skolor, välj Skolans kontaktuppgifter. Klicka på Redigera för att öppna skolans kontaktuppgifter. I fliken grunduppgifter kan du se antingen skolenhetskoden (8 siffror) eller förkortad Kod
• Rubrik, Skolenheter skolenhetskoden (8 siffror) om den saknas i Indra kan du även hitta den på Skolverkets skoladresser 
• Rubrik, Koder Skolkod (förkortning) 
• Språkval: För elever som läser modernt språk, språkval (M2) och kommer att få betyg (A-F) i ämnet ska språket fyllas i kolumn T för M2 i Excelfilen. Elev som läser språk som elevens val (M1) gäller kolumn R för M1 i Excelfilen. Om elev avslutat språkvalet och inte får betyg (A-F) ska språket inte anges. Ansökan till utbildning som kräver språkval grundas på registrerat språk i M1/M2.
• Modersmål: För elever som läser modersmål och kommer få betyg i ämnet (A-F) ska språket anges i kolumn V för ML i Excelfilen. Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra. Här hittar du alla språkkoder. 
• Ej svensk läroplan: Om du ska läsa in elever från skola som inte följer svensk läroplan ska du inte ange språkval eller modersmål i filen och kan bortse från de två punkterna ovan.   

 

Importera elevuppgifter via Excelimport – tre steg  

Steg 1 - Läs in Excelfilen

• Gå till menyn Elever»Excelimport av elev/betyg
• Välj Läs in Excelfil
• OBS! Inforutan visar HT-betyg även vid elevimport
• Välj Bläddra och välj den Excelfil som ska läsas in
• Välj Läs in

I rutan visas information om antal inlästa elever och eventuella felaktigheter.

• Är den inlästa filen rätt utan fel?

Klicka på Stäng och importera sedan filen genom att klicka på Importera.

• Har filen fel (valideringsfel och varning)

Klicka på Stäng och öppna listan över felaktigheter genom att klicka på importen i tabellen, symbolen Pil.

 Med valideringsfel och varning är förvalt. 

 

I kolumnen Fel visas röd symbol för felaktighet. Håll muspekaren över turkos triangel i kolumnen Fel per elev för att se beskrivning av felet. Valideringsfel måste rättas annars importeras inte elevuppgifterna för aktuell elev. Se vad du ska göra i Lista för felaktigheter i instruktionen nedan.

 

Steg 2 - Rätta fel i inläsningen  

• Öppna elevkortet för respektive elev genom att klicka på symbolen Pil 
• Rätta felet, spara och stäng

Eleven försvinner från listan över felaktigheter. När felen är rättade ska filen importeras till antagningssystemet genom att klicka på Importera.

 

Lista med felaktigheter  

Om ett valideringsfel inte rättas läses inte den eleven in. Om eleven ska läsas in måste valideringsfelet rättas innan importen eller så registrerar du eleven i efterhand via vyn Elever»Ny elev 

Observera Följande elevgrupper ska ligga kvar som fel, de kan inte importeras till Indra via funktionen Importera elev:

• Elev med sekretesskydd 
• Elev folkbokförd utanför Storsthlms län, Gnesta och Håbo kommun  
• Elev som har sökt tidigare år, "omsökare" 
• Elev som går om årskurs 9, "omgångare" 
• Elev med TF-nummer (saknar personnummer) 
• Integrerad elev som ska söka till anpassad gymnasieskola 

 

 

Valideringsfel (specifika per elev)	Beskrivning av fel	Att göra för att rätta
Modersmål har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)	Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder	Öppna elevkortet i listan för fel, ändra till rätt språkkod
Språkkod för M2 Språk har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)	Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder	Öppna elevkortet i listan för fel, ändra till rätt språkkod
M1, M2 har samma värde	Det kan inte vara samma språk i M1 och M2	Öppna elevkortet i listan för fel, ta bort/ändra till rätt språkkod
M2 språk (”ENG”) är spärrad som M1 och M2 språk i Indra	Språkkoden ENG kan inte anges som språk i M1 och M2	Öppna elevkortet i listan för fel, ta bort ”ENG”
Personnummer har ett ogiltigt värde	1.Felaktigt personnummer	1.Kontrollera personnumret
	2.Eleven har skyddade personuppgifter hos Skatteverket	2.Går inte att läsa in i Indra. Valideringsfelet ligger kvar i listan. (Särskild rutin finns)
Personnummer har ett ogiltigt värde (TF-nummer)	Det går inte att läsa in elev med TF-nummer via fil	Ladda upp ifylld Excel-mall med TF-elev I Indra>Blanketter/Info>Ladda upp dokument. Valideringsfelet ligger kvar i listan, kan inte importeras via fil
Eleven är skriven utanför Stockholmsregionen	Eleven kan inte läsas in/registreras av skolan eftersom den är folkbokförd utanför Stockholmsregionen	Eleven gör sitt gymnasieval via antagningskansliet i sin hemkommun. Valideringsfelet ligger kvar i listan.
Telefonnummer har ogiltigt värde	Ex. felformaterat nummer, ”08-nummer” i fält för mobilnummer eller bokstäver i fältet	Öppna elevkortet i listan för fel ändra till nummer, ta bort bokstäver ex. Mamma
Gatuadress är obligatorisk och måste anges	Det finns inga adressuppgifter	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in adressen
E-postadress har ogiltigt värde elev/vårdnadshavare	E-postadress får ex. inte innehålla å, ä, ö	Öppna elevkortet i listan för fel ändra till rätt e-postadress
Postnummer obligatoriskt, måste anges	Det finns inget postnummer	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in postnummer
Postadress obligatoriskt, måste anges	Det finns ingen postadress	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in postadress
Skolkod/Skolenhetskod har ogiltigt värde (”00”) saknas i våra register	Skolkod/skolenhetskod måste anges	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in korrekt skolkod (förkortning)/Skolenhetskod
Hemkommun har ett ogiltigt värde (”Enskede”) saknas i våra register	ex. Enskede är ingen kommun	Öppna elevkortet i listan för fel skriv in hemkommun
Eleven har ett ogiltigt värde (finns registrerad på tidigare antagningsår).	Kan inte importeras igen. Finns i tidigare antagningsår, går om åk 9	Mejla elevuppgifter till Gymnasieantagningen. Valideringsfelet ligger kvar i listan, kan inte importeras via fil

 

Steg 3 - Importera Excelfilen  

 

Gå tillbaka till ursprungsläget för Excelimport genom att klicka på den turkosa texten Elevimporter, som ligger precis ovanför tabellen.

• Klicka på Importera
• Har inte samtliga fel åtgärdats visas en informationsruta.
• Välj OK - För att endast importera de elevuppgifter som är korrekta
• Välj Avbryt - För att gå tillbaka och åtgärda resten av felen

 

Kontroller att göra efter import 

När du importerat elevuppgifterna och eventuellt registrerat elever manuellt ska du kontrollera att rätt elever finns i Indra. Gå till menyn Elever»Klasslista, välj din kommun och skola.

 

• Rätt elev: Kontrollera att rätt elever finns i Indra. Stäm av mot din skolas klasslistor. Om du saknar elever kan du lägga till dem manuellt. Obs gäller ej elev med särskild hantering se info under rubriken Elevregistrering. 

  

• TF-nummer kontrollera:  

• Att elev med TF-nummer har samma TF-nummer i skolans elevregistersystem som i Indra. 
• Att TF-numret är ändrat i Indra för elev som fått fullständigt personnummer eller fått ändrad ålder. Om inte kontakta Gymnasieantagningen. 
• Att rätt adress är inlagd 
• Att Elevkategori stämmer 

  

• Anpassad gymnasieskola: Integrerade elever som ska söka till anpassad gymnasieskola måste ligga i Indras Anpassat läge. Gör så här om eleven ska flyttas över till Anpassat läge:  

• Öppna elevens elevkort. 
• Välj fliken Kontaktuppgifter. 
• Markera som Anpassad skolelev. 

  

• Språkval: Kontrollera att eleverna har rätt språkval. I klasslistan visas information om språk som importerats. Elevens val visas i kolumn M1, Moderna språk visas i kolumn M2. Har information om vilket språk elever läser inte kommit med vid importen måste språket registreras manuellt i elevkortets flik Betyg. Gäller dem som får höstterminsbetyg. Modersmål (ML) visas inte under klasslista, det syns endast på elevens Elevkort, fliken Kontaktuppgift»Grundläggande uppgifter. 

  

Observera att det inte går att registrera betyg i M1/M2 eller modersmål om inte språket är registrerat i elevkortet.  

  

• Elevkategori – Om eleven har fel elevkategori eller folkbokföring oklar ska du kontakta Gymnasieantagningen 

  

• Uppdatering av adressuppgifter. I elevkortets flik Kontaktuppgifter»Elevkategori står det Folkbokföring oklar tills dagen efter importen. Elevkategori ändras till Folkbokförd då Indra körs mot Skatteverkets befolkningsregister (NAVET) varje dygn. Adressuppdateringar sker automatiskt under antagningsåret. 

 

Spara den ifyllda Excelfilen inför kommande betygsrapportering!