Elev- & betygsregistrering

En av de viktigaste delarna under antagningsåret är registreringen av elever och betyg. Här hittar du information om hur elev- och betygregistrering går till i Indra och länkar till hjälpresurser. Tänk på att elever måste vara registrerade i Indra innan betygen kan registreras.

Vissa kommuner har central hantering av inläsning av elevuppgifter och betygsregistrering på sina kommunala skolor och andra inte. Kommuner med central hantering har en person på förvaltningen som importerar kommunens filer med elev- och betygsuppgifter till Gymnasieantagningen. De kommuner som inte har en central inläsning och på fristående grundskolor utförs elevregistreringen av utsedd person på respektive skolenhet.

Det varje skolenhets ansvar att kontrollera att skolans elever och betygsuppgifter blivit importerade i Indra.

Kommuner med central hantering av elev- och betygsuppgifter:  Lidingö, Solna, Stockholm, Södertälje, Tyresö och Upplands-Bro.

Elevregistrering

När du påbörjar ditt arbete med elevregistreringen är det viktigt att i god tid ta del av tidplan, instruktioner och filmer. 

Läs mer i Instruktionerna nedan om de rutiner som gäller för elever med särskild hantering:
• Elev med sekretesskydd
• Elev folkbokförd utanför Stockholms län, Gnesta och Håbo kommun
• Elev som har sökt tidigare år "omsökare"
• Elev som går om årskurs 9 "omgångare"
• Elev med TF-nummer (saknar personnummer)
• Elev som söker till anpassad gymnasieskola

Elever kan registreras i Indra på olika sätt: via importfunktion (filformat: EUG eller via Excelmall) eller med manuell elevregistrering (en elev registreras åt gången).
Nedan finner du instruktioner.

Betygsregistrering

Tidplan när Indra är öppen för betygsregistrering 2023

Observera att sista dag att importera elevfil är den 13 december. Här nedan beskriver vi betygsregistreringen som görs efter elevfil.

•  Behörigheten Elev och betygsimport (för betygsimport av fil eller manuell registrering) öppet för skolor att importera från 9/12 till 10/1.
•  Behörigheten Justering och kontroll av betyg är öppet från 11/1 till 3/4.

• Behörigheten Betygskomplettering (Gäller för gymnasieskolor som har elever som läser på introduktionsprogram) är öppen från 20/2 till 27/6. Observera! För att beslutsfattarna ska hinna göra bedömningar krävs att kompletteringar är gjorda senast den 14 Juni.
• Behörigheten Elev och betygsimport öppet för skolor att importera från 1/6 till 14/6.
• Behörigheten Justering och kontroll av betyg är öppet från 1/6 till 27/6.
• Behörigheten Rättelse av betyg är öppen mellan  5/7 - 11/8 (rektor måste godkänna varje rättning i Indra)
• Behörigheten Godkännande av rättelser och kompletteringar av betyg under sommaren aktiv för godkännande från 5/7 (om rektor inte är på plats går arbetsuppgifter till den som har denna behörighet)
• Betygskomplettering under sommaren startar - gymnasieskolor med IM och grundskolan från 5/7 till Indra stänger. Om betyg ska vara med inför slutantagningskörningen måste betygen registreras in i Indra av er på skolan senast den 27 juni kl. 20:00. Om ni skickar in betygen för registrering till Gymnasieantagningen måste vi ha dessa betyg senast den 19 juni för att de ska hinna registreras in inför slutantagningen.
• Observera! Gymnasieantagningens support stänger den 22 juni kl. 12:00 och öppnar igen den 26 juni. Eventuella betygskompletteringar/justeringar som inkommer till Gymnasieantagningen efter det att Indra stängt den 27 juni kl. 20:00 registreras löpande men det ges inga garantier att betygen hinner registreras inför slutantagningskörningen.

Här hittar du viktiga datum

Betyg för elever som söker utbildningar utanför Storsthlm

Gymnasieantagningen kommer att skicka betygsfiler till andra kanslier den 16 juni.
Det innebär att om ni lägger till betyg i Indra efter den 15 juni för elever som söker till skolor som ligger utanför Storsthlms antagningsområde behöver Ni skicka dessa betyg till det aktuella antagningskansliet.  

Här hittar ni Sveriges alla Antagningskanslier

Registrera årskurs 9-elevers betyg 

Det är skolornas ansvar att registrera årskurs nio-elevernas hösttermins- och slutbetyg som ska användas i antagningen till gymnasiet.

Det finns flera sätt att importera elevuppgifter för årskurs 9 till antagningssystemet Indra.

Import kan ske via:

• fil som exporterats från skolans elevregister (ElevBety.ebt)
• Excelfil som exporterats från skolans elevsystem
• manuellt ifylld Excelfil
• manuell registrering

Har din skola möjlighet att exportera Excelfil direkt från elevregistret? I så fall kan du importera filen via funktionen Excelimport av elev/betyg.

Innan du påbörjar betygsimporten ska du kontrollera:

• Att alla elever du ska importera betyg på är grundregistrerade på nuvarande antagningsår i Indra. Om elev inte finns kan du lägga till eleven via vyn Elever>Ny elev.
  
  
• Att elever som har flyttat eller bytt skola ska läggas om till den nya skolan och betygen ska skickas dit. Kontaktuppgifter till Sveriges antagningskanslier hittar du här: https://antagningskanslier.skr.se/.
  
  
• Säkerställ att du inte importerar TF-elevers betyg. De har en särskild hantering, se nedan.
  
  
• Var noga med att registrera betyg för modernt språk, M1 (elevens val) och M2 (språkval) i rätt betygskolumner så att uträkningen av elevens betyg och eventuella meritpoäng blir korrekt inför antagningen till gymnasiet.
  
  
• Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2, registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i betygskolumn M2. Det andra betyget registreras i betygskolumn Ex1.
  
  
• Om det finns elever som avslutat sina språkval och därmed inte får betyg (A-F) så måste språkvalet tas bort. För att radera avslutat språkval i Indra: öppna elevens Elevkort, välj fliken Betyg och ta bort språket i M2 språk. Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval hamnar annars eleven på fel språksteg.
  
  
• Språk i modersmål (ML) ska registreras i elevkortets flik Gäller för elever som kommer att få betyg (A-F) i ämnet ML.

• Betyg i ämnen som betygssätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).
  
  
• Betyg för inflyttad elev som har betyg från tidigare extern skola ska också registreras i Indra.

Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra, se länk https://iso639-3.sil.org/code_tables/639/data

Central inläsning av elever & betyg

Vissa kommuner har central hantering av inläsning av elevuppgifter och betygsregistrering på sina kommunala skolor och andra inte. Kommuner med central hantering har en person på förvaltningen som importerar kommunens filer med elev- och betygsuppgifter till Gymnasieantagningen. Skolor i dessa kommuner kontrollerar sedan själva att uppgifterna blivit importerade i Indra. (Kontrollen görs i vyn Elever>Klasslista.) Kommunala skolor utan central inläsning importerar filerna själva på varje skolenhet. 

Inga betyg ska läsas in för elever från anpassad grundskola.

Kommuner som har central hantering av elev- och betygsuppgifter

J = Person på kommunens förvaltning läser in filer från kommunens skolor.
N = Person på kommun skickar fil till Gymnasieantagningen för inläsning.
I övriga kommuner, som inte finns listade här, läser skolorna själva in filerna.

Registrera IM-elevers betyg 

IM-elever som är sedan tidigare registrerade i Indra på ett tidigare antagningsår kan inte läsas in via fil utan måste registreras manuellt. För att registrera så kallade “omsökare” går du in på menyvalet “Elever - Ny elev” och fyller i de efterfrågade fälten.   

För att kunna importera elevernas betyg behöver eleverna vara grundregistrerade i Indra. IM-elevers betyg kan läsas in på samma sätt som Excel-importer av betyg. Du behöver bara registrera betygskompletteringen eftersom grundskolebetyget ska finnas sedan tidigare. 
Skolan importerar betygen själva. Importalternativet i Indra tänds den 20 februari och är tillgängligt fram till Indra stänger.

Du kan även registrera betygskompletteringarna manuellt i Indra, vilket är enklare om det inte är så många betyg som ska registreras.

Elever med TF-nummer kan registreras i Excel-mallen. Du kan även lägga upp betygen manuellt i Indra under elevkortet. Innan du registrerar in betygen måste du kontrollera att TF-numret tillhör eleven i Indra så att du inte ger betyg till fel elev.  Kontaka Gymnasieantagningen om TF-numret inte stämmer överens med elevens namn i Indra.