Användarvillkor för användning av och behandling av personuppgifter i antagningssystemet Indra

Tillgång till antagningssystemet Indra innebär möjlighet att söka på personnummer för att öppna så kallade elevkort för sökt person. Elevkorten innehåller ett antal uppgifter; sökandes namn, bostadsadress, kontaktuppgifter, gjorda utbildningsval, betyg och antagningsresultat mm.

Syftet med dessa användarvillkor är att klargöra och säkerställa att användare inte tar del av, utnyttjar eller på annat sätt behandlar personuppgifter som inte är nödvändiga för användarens behov för fullgörande av sina arbetsuppgifter.

2. Behandla personuppgifter

Med Behandling avses en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

3. Definition av personuppgifter

Med Personuppgift avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

4. Behörighetsbegränsning

Den som har behörighet i användarsystemet Indra får endast behandla personuppgifter för de behov som är nödvändiga för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. Även om en användare tekniskt på något sätt skulle kunna behandla andra personuppgifter än sådana som är nödvändiga för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter är sådan behandling inte tillåten. En sådan behandling kan vara att betrakta som dataintrång vilket är straffbart enligt 4 kap. 9 c § brottsbalken.

Det ska särskilt framhållas att användare vare sig får söka på, läsa eller på annat sätt ta del av uppgifter som inte är nödvändiga för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.

5. Underrättelseskyldighet

Användare ska utan onödigt dröjsmål underrätta systemansvarig i händelse av att personuppgiftsbehandling som misstänks strida mot användarvillkoren upptäcks eller på något sätt kommer till användarens kännedom.

6. Kontroll av efterlevnad

Den systemansvarige äger rätt att själv eller genom någon annan som utsetts av den systemansvarige kontrollera att användarnas behandling av personuppgifter i antagningssystemet följer användarvillkoren.