Personuppgiftspolicy och GDPR
Syftet med denna personuppgiftspolicy är att på ett så tydligt och transparent sätt som möjligt beskriva hur vi hanterar personuppgifter.
Dina personuppgifter samlas in för att hantera din gymnasieansökan. Uppgifterna används bara av de som behöver dem och lagras så länge det behövs för att vi ska kunna göra vårt jobb. Du har rätt att begära att se, ändra eller ta bort dina uppgifter. Vi delar inte dina uppgifter utanför EU. Om du har frågor kan du kontakta oss för mer information.
Personuppgiftsansvarig
Gymnasieantagningen Storsthlm (org.nr. 222000-0448), Box 4404, 102 68 Stockholm, är personuppgiftsbiträde till samtliga kommuner i Stockholms Län samt Gnesta och Håbo kommun.
För att säkerställa att inte möjligheten att utöva dina rättigheter enligt gällande integritetslagstiftning ska missbrukas av annan till skada för dig har Gymnasieantagningen ett ansvar att vid kontakter rörande dina personuppgifter vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa din identitet. Beroende på vad kontakten avser kan vi därför komma att kräva att du på lämpligt sätt kan styrka din identitet.
Vad är en personuppgift?
En personuppgift är varje upplysning som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, person- eller annat identifikationsnummer, telefonnummer, e-postadress.
Vilka personuppgifter är registrerade hos oss?
De elever som under sista året i grundskolan är folkbokförda i någon av kommunerna i Stockholms Län, Gnesta eller Håbo (antagningsområdet) överförs av grundskolan till Gymnasieantagningens antagningssystem. Dessutom förs elever som går i introduktionsprogram och skall söka gymnasieutbildning och/eller introduktionsprogram över till antagningssystemet. De som inte är folkbokförda i en kommun, men har vistelsekommun i antagningsområdet, blir också överförda från avlämnande skola på samma sätt som folkbokförda. Den sökande kan själva anmäla sig till Gymnasieantagningen för att söka till utbildningar inom antagningsområdet.
Gymnasieantagningen uppdaterar adressen mot folkbokföringsregistret. E-post och telefonnummer lagras om de uppges av den sökande. Sökandes val lagras, liksom eventuellt inkomna handlingar. Betyg, höstterminsbetyg och slutbetyg registreras och är en grund för behörighetsbedömning och prövning till sökta utbildningar.
Administration av våra tjänster
Vi använder personuppgifter för att sökande ska kunna söka gymnasieutbildningar i och utanför antagningsområdet och på ett rättvist och säkert sätt prövas till sökta utbildningar vid gymnasieskola och anpassad gymnasieskola. Sökta gymnasieutbildningar på andra orter än inom antagningsområdet innebär att den sökandes uppgifter kommer att föras över till den sökta skolans antagninskansli.
När sökande har registrerat sina val kommer huvudmän, kommuner och friskolor att se personuppgifter och eventuellt inskickade handlingar för prövning, bedömning och beslut om antagning.
Hantering av personuppgifter
Efter att ha fått ett juridiskt klargörande så kommer Gymnasieantagningen Storsthlm att hantera personnummer på samma sätt som övriga icke känsliga personuppgifter och skicka dessa utan kryptering till behöriga mottagare. Med behöriga mottagare avses de som behöver uppgifterna i sitt arbete.
Däremot kommer vi inte att skicka känsliga uppgifter utan kryptering. De känsliga uppgifter som kan komma i fråga är bland annat modersmål, tillhörighet till anpassad gymnasieskola. Detta kommer påverka de elevkort vi skickar och dessa kommer göras om så att de generellt skickas utan att beskriva vilket modersmål som betyget gäller för.
Blanketter och andra dokument som inkommer till Gymnasieantagningen och/eller laddas upp i antagningssystemet Indra blir att betrakta som allmän handling om ansökan behandlas hos en kommun eller region. Allmänna handlingar och uppgifter ur dessa kan begäras ut hos kommun eller region och ska då lämnas ut i den mån de inte omfattas av sekretess. Dokument som innehåller känsliga eller sekretessbelagda personuppgifter ska laddas upp om dessa är nödvändiga för prövningen av ansökan eller om uppgiftsskyldigheten följer av lag. Om oklarhet råder om vilka underlag som är nödvändiga för en prövning kan en kontakt med fördel tas med sökt utbildnings huvudman innan uppladdning sker.
Rättslig förpliktelse
Personuppgifter används av oss för att vi ska kunna
- fullgöra ett allmänt intresse enligt artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen GDPR
- utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning.
Vem behandlar och utlämning av personuppgifter
Vi använder ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. Personuppgifter finns lagrade hos våra leverantörer, vilket innebär att vi överför personuppgifter till dem. Leverantören är vårt personuppgiftsbiträde som behandlar uppgifterna på vårt uppdrag och uteslutande enligt våra instruktioner.
Vi lämnar inte ut personuppgifter till andra än dem som har tillgång till våra system. Undantaget är om du sökt till någon gymnasieutbildning utanför antagningsområdet. Då lämnar vi ut uppgifter till den sökta gymnasieutbildningens antagningskansli.
Om du blir antagen till en utbildning så kommer du att överföras till Ungdoms- och elevdatabasen för hantering av interkommunal ersättning, samt kommunernas skyldighet att följa upp det kommunala aktivitetsansvaret (KAA).
Utlämning av personuppgifter till tredje land
Personuppgifter förs inte över till tredje land. De lagras endast inom EU.
Lagringstid
Personuppgifter lagras inte längre än vad som är nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen såsom de beskrivs i denna personuppgiftspolicy. Dina personuppgifter gallras eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för sitt ändamål.
Klagomål till tillsynsmyndighet
Du har alltid rätt att framföra klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet, som i vårt fall är Datainspektionen.
Vad registreras hos oss?
Ungdomar som registreras i vår ungdoms- och elevdatabas (UEDB)
• är mellan 16 och 19 år
• går i gymnasiet eller omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret (KAA)
• är folkbokförda i någon av kommunerna i Stockholms län, Gnesta eller Håbo.