Uppdaterat 2023-06-21

Betygsregistrering via Excelimport

Här beskriver vi hur du importerar betyg via en excelfil.

Skolor som inte har tillgång till skolsystem med betygsfiler kan importera betyg via en excelfil. Excelmallen hittar ni i Indra i inloggat läge under Blanketter/Info»Blanketter»Elev och betygsuppgifter

Fyll i alla uppgifter som efterfrågas i den särskilda Excelmallen och spara ned den. Har du sparat Excelfilen från elevimporten kan du använda den. Då behöver du bara kontrollera att rätt elever finns med samt fylla i betygen. Markeringar för exempelvis streck eller anpassad studiegång (-, 1, 2, 3) ska inte registreras. Det går bara att registrera A-F.

Importen av betyg sker i fem steg:

Kontrollera elevuppgifter
Läs in filen
Rätta eventuella fel
Importera filen till antagningssystemet
Kontrollera och justera betyg

Kontrollera elevuppgifter

Om du inte redan har gjort det behöver du först kontrollera och justera elevuppgifterna. Elever som är överåriga kommer att komma med i inläsningen men de måste plockas bort. Elever som inte är folkbokförda ska inte vara med vid någon import eftersom Gymnasieantagningen måste kontrollera att TF-numren är tillgängliga.

Läs in filen

Ladda ned mallen och fyll i informationen som beskrivs i tabellen nedan.
Gå till Elever>Excelimport av elev/betyg.
Välj Läs in Excelfil.
I dialogrutan välj Bläddra och markera filen som ska läsas in och välj därefter Läs in.
En ny dialogruta kommer upp efter att inläsningen är klar där det framgår hur många rader som lästes in och hur många av dessa som hade felaktigheter eller varningar.
Är den inlästa filen rätt utan fel? Välj Stäng när inläsningen är klar.
Har filen fel (valideringsfel och varning) Klicka på Stäng och öppna listan över felaktigheter genom att klicka på importen i tabellen
När inläsningen är klar har filen lagts till i listan över de filer som tidigare har lästs in i systemet.

Skola	Fyll i skolenhetskoden. Du hittar skolenhetskoden för er skola här: Lämna uppgifter-Skolenhetsregistret [SCB]
Klass	Fyll i elevens nuvarande klass.
Personnummer	Fyll i elevens personnummer. Kontrollera att TF-numret är ändrat i Indra för elev som fått fullständigt personnummer eller fått ändrad ålder. Om inte, kontakta Gymnasieantagningen.
Förnamn	Fyll i elevens förnamn.
Efternamn	Fyll i elevens efternamn.
E-postadress	Fyll i elevens e-postadress.
Hemkommun	Fyll i elevens hemkommun. Kommunen ska skrivas med fyra siffror, till exempel 0180 för Stockholm stad,
Språkkod i Moderna språk (M1 och M2)	Fyll i elevens språkkod för moderna språk. Var noga med att registrera betygen M1 (elevens val) och M2 (språkval) i rätt betygskolumner så att uträkningen av elevens betyg och eventuella meritpoäng blir korrekt inför antagningen till gymnasiet. Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2 (språkval), registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i betygskolumn M2. Det andra betyget registreras i betygskolumn Extra 1 EX1. Du hittar språkkoder här: Skolverkets koder vid dokumentation av utbildning [Skolverket]
Modersmål	Fyll i elevens modersmål. Du hittar språkkoder här: Skolverkets koder vid dokumentation av utbildning [Skolverket]

Rätta eventuella fel

Gå till Elever»Excelimport av elev/betyg för att se en lista över alla inlästa excelfiler, sorterade efter

Inlästa rader
Felaktiga rader
Rader med varning
Slutbetyg
Filnamn
Författare
Skapat datum
Validerad
Importerad

I den sista kolumnen finns möjlighet att importera filen under korrekt period.

Välj pilikonen bredvid din inlästa fil för att se eventuella fel, elevernas personuppgifter och de inlästa betygen.
Välj ikonen för elevkortet för att ändra det som behöver ändras.
Välj Spara och stäng eleven försvinner från listan över felaktigheter.

Valideringsfel (specifika per elev)	Beskrivning av fel	Att göra för att rätta
Språkbetyg ML läses inte in för språk är inte registrerat.	Betyg är inläst i ML, men vilket modersmål betyget avser saknas i elevkortets flik Kontaktuppgifter.	Öppna elevkortet, lägg in språkkoden under kontaktuppgifter för vilket språk betyget avser för ML (modersmål)
M2 Språk har ett ogiltigt värde	Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder	Öppna betygskortet, ändra till rätt språkkod
Betyget har ett ogiltigt värde	Det går inte att ange betyg i både SV och SVA	Öppna betygskortet, ta bort det felaktiga ämnet och betyget (värde)
Språkbetyg (M1, M2) läses inte in eftersom språk inte är registrerat	Betyg är inläst i M1 eller M2, men vilket språk betyget gäller saknas	Öppna fliken Betyg, lägg in språkkoden för vilket språk betyget avser för M1/M2
Personnummer har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)	1.Eleven är ny på skolan och saknas i Indra	1.Registrera eleven manuellt för att betyget ska kunna importeras. Menyn Elever, Ny elev. Lägg in betygen manuellt eller importera en ny betygsfil. Valideringsfelet ligger kvar i listan även efter att du registrerat betygen manuellt.
	2.Eleven är registrerad med TF-nummer i Indra men har i filen fått personnummer eller ändrad ålder	2.Kontakta Gymnasieantagningen!
	3.Eleven har inte samma TF-nummer i Indra som i skolans elevregistersystem, numret har varit upptaget av annan elev vid registreringen i Indra	3. Betyget måste registreras manuellt. Kontakta Gymnasieantagningen om du saknar information om vilket TF-nummer eleven har i Indra!
	4.Eleven är folkbokförd utanför Storsthlms antagningsområde och inte registrerad i Indra	4.Skolan ansvarar för att skicka betygen till hemkommun/antagningskansli, Valideringsfelet ligger kvar i listan
Personnumret har ogiltigt värde (du saknar behörighet)	Eleven har bytt skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde eller till skola utanför Storsthlms antagningsområde	Kontakta Gymnasieantagningen för ändring av skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde. Skicka betyget till aktuell skola/antagningskansli. Valideringsfelet ligger kvar i listan.
Betygsämne har ogiltigt värde	Indra tillåter endast nationellt fastställda ämneskoder	Öppna betygskortet, ändra till rätt ämneskod.

Importera filen till antagningssystemet

När felen är rättade ska betygen importeras till antagningssystemet.

Gå tillbaka till ursprungsläget för Excelimport genom att klicka på den turkosa texten Elevimporter, som ligger precis ovanför tabellen.

Klicka på Importera
När importen är klar visas en informationsruta: Nu är du klar med importeringen.
Stäng informationsrutan genom att klicka på krysset i övre högra hörnet.
Kontrollera elevuppgifterna.

Om du upptäcker felaktigheter efter att du har gjort importen kan du välja att läsa in och importera en ny justerad betygsfil. Du kan även justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg.

Observera! Läser du in en ny justerad betygsfil måste alla betygen för alla elever vara korrekta, det vill säga, om du har gjort en manuell justering på en elev och sen läser in en ny betygsfil där justeringen inte finns med i filen så läses det felaktiga betyget över det justerade.

Justering och kontroll av betyg

När betygen har importerats till Indra ska de kontrolleras. Gå till vyn Elever»Betygsregistrering. Särskild arbetsuppgift om detta skickas till den på skolan med behörigheten Justering och kontroll av betyg.

Se över hela vyn, Betygsregistrering, skrolla ner så att alla elever/hel klass visas:

Kontrollera att det finns betyg i alla ämnen eleverna läst. Betyg i ämnen som betygsätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).
Kontrollera att det inte finns tomma betygsrader, att alla elever som ska ha betyg har fått dem överförda.
Gör stickprov, jämför SBV (summa betygsvärde) i Indra med summan i skolans betygsregistreringssystem/betygskatalog.
Gör justeringar av felaktigt registrerade betyg direkt i listan.
Kom ihåg att spara!