Betygsregistrering via Excelimport
Vy i Indra: Elever»Excelimport av elev/betyg
Behörighet på grundskola: Elev och betygsimport
Skolor utan elevregister som skapar elevfiler fyller i en Excelfil särskild anpassad för import till Indra. Excelmallen för elev- och betygsimport finns i Indra under vyn Blanketter/Info»Blanketter.
När filen är klar importeras den till Indra via vyn Elever»Excelimport av elev/betyg.
Importen av betyg sker i fem steg:
- Kontrollera elevuppgifter
- Läs in filen
- Rätta fel
- Importera filen
- Kontrollera och justera betyg
1.Kontrollera elevuppgifter
Innan du påbörjar betygsimporten ska du kontrollera:
Registrerade elever
Alla elever som du ska importera betyg för måste vara registrerade på nuvarande antagningsår i Indra. Om en elev saknas, kan du lägga till den genom vyn Elever»Ny elev. Se information om Elever som inte får läsas in under rubriken Elevregistrering.
Det går bara att registrera betyg A-F i Indra. Om markeringar för streck eller anpassad studiegång (-, 1, 2, 3) finns med i filen kommer det inte att läsas in.
Ej folkbokförd elev
Elever med tillfälligt personnummer (TF-nummer). Viktigt att ni kontrollerar att det är samma person som redan finns inregistrerad i Indra som i er betygsfil.
Språkval
- Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval ska detta anges.
Endast betyg A-F ska anges. - Modernt språk (M2) Om eleven har läst och fått betyg i flera moderna språk, registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i filen. Det andra betyget registreras in manuellt i Indra: betygskolumn Ex1.
- Elevens val (M1) ska registreras i filen
- Avslutat språkval, Språk ska inte anges om eleven har avslutat språkvalet. För att radera avslutat språkval i Indra öppnar du Elevkortet, välj fliken Betyg och ta bort språket i M2 språk.
Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval hamnar annars eleven på fel språksteg. - Modersmål
För elever som läser modersmål ska språket anges i filen. Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra. Klicka här för att se alla språkkoder.
Betyg i ämnen som betygssätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).
Elever som flyttat ut eller bytt skola
Elever som har flyttat eller bytt skola ska överföras till den nya skolan, och betygen ska skickas dit. På antagningskanslier.skolverket.se hittar du kontaktuppgifter till Sveriges antagningskanslier.
Flytt in
Betyg för inflyttad elev från extern skola ska registreras i Indra.
Folkbokförd elev med skyddade personuppgifter får inte finnas med i importfilen utan ska laddad upp i Indra, se under rubrik Betygsregistrering.
|
Skola |
Fyll i skolenhetskoden. Du hittar skolenhetskoden för er skola här: Skolenhetsregistret - Skolverket |
|
Klass |
Fyll i elevens nuvarande klass. |
|
Personnummer |
Fyll i elevens personnummer. Kontrollera att TF-numret är ändrat i Indra för elev som fått fullständigt personnummer eller fått ändrad ålder. Om inte, kontakta Gymnasieantagningen. |
|
Förnamn |
Fyll i elevens förnamn. |
|
Efternamn |
Fyll i elevens efternamn. |
|
E-postadress |
Fyll i elevens e-postadress. |
|
Hemkommun |
Fyll i elevens hemkommun. Kommunen ska skrivas med fyra siffror, till exempel 0180 för Stockholm stad, |
|
Språkkod i Moderna språk (M1 och M2) |
Fyll i elevens språkkod för moderna språk. Var noga med att registrera betygen M1 (elevens val) och M2 (språkval) i rätt betygskolumner så att uträkningen av elevens betyg och eventuella meritpoäng blir korrekt inför antagningen till gymnasiet. Har eleven läst och fått betyg i flera moderna språk M2 (språkval), registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i betygskolumn M2. Det andra betyget registreras i betygskolumn Extra 1 EX1. Du hittar språkkoder här: Skolverkets koder vid dokumentation av utbildning [Skolverket] |
|
Modersmål |
Fyll i elevens modersmål. Du hittar språkkoder här: Skolverkets koder vid dokumentation av utbildning [Skolverket] |
2.Läs in filen
- Gå till Elever»Excelimport av elev/betyg. Ht-betyg alternativt slutbetyg är förvalt beroende på period.
- Välj Läs in Excelfil för att öppna dialogrutan Läs in ny Excelfil.
- Klicka på Bläddra och välj den fil som ska läsas in.
- klicka på Läs in
I rutan visas information om antal inlästa elever och eventuella felaktigheter
Om filen inte har några fel - Klicka på Stäng och importera filen genom att välja Importera.
Om filen innehåller valideringsfel eller varningar - Se Rätta fel och även stycket Lista med felaktigheter.
Vad betyder varningarna?
Varningar visas för att uppmärksamma eventuella fel på samtliga inlästa elever eller på enstaka elev. Här är några exempel:
- Om en hel betygskolumn är tom (ett ämne där inga betyg alls är inlästa).
- Om en hel klass har exakt samma slutbetyg som ht-betyg.
- Om elev har språk inlagt men inte fått betyg i det.
- Om man inte åtgärdar varningarna så läses betygen in i alla fall
3.Rätta fel
För att betyg ska kunna importeras måste valideringsfel rättas innan importen påbörjas. Se information nedan om hur du åtgärdar ett fel.
Se även hantering av elever som inte får läsas in eller har särskild hantering under rubriken Betygsregistrering.
- Klicka på symbolen Pil längst till vänster i tabellen för att öppna listan över felaktigheter i inläsningen.
- Håll muspekaren över den röda symbolen i kolumnerna Validerad och Varningar för respektive elev för att se en beskrivning av felet.
- Justera betygsfilen och läs in och importera den på nytt. OBS! Betygsfilen måste innehålla alla elevers korrekta betyg, annars finns risken att du skriver över en manuell justering.
- Justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg.
- Rätta felet, spara och stäng. Eleven försvinner från listan över fel.
När felen är rättade klickar du på Importera.
Lista med felaktigheter
|
Valideringsfel (specifika per elev) |
Beskrivning av fel |
Att göra för att rätta |
|
Språkbetyg ML läses inte in för språk är inte registrerat. |
Betyg är inläst i ML, men vilket modersmål betyget avser saknas i elevkortets flik Kontaktuppgifter. |
Öppna elevkortet, lägg in språkkoden under kontaktuppgifter för vilket språk betyget avser för ML (modersmål) |
|
M2 Språk har ett ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt språkkod |
|
Betyget har ett ogiltigt värde |
Det går inte att ange betyg i både SV och SVA |
Öppna betygskortet, ta bort det felaktiga ämnet och betyget (värde) |
|
Språkbetyg (M1, M2) läses inte in eftersom språk inte är registrerat |
Betyg är inläst i M1 eller M2, men vilket språk betyget gäller saknas |
Öppna fliken Betyg, lägg in språkkoden för vilket språk betyget avser för M1/M2 |
|
Personnummer har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)
|
1.Eleven är ny på skolan och saknas i Indra |
1.Registrera eleven manuellt för att betyget ska kunna importeras. Menyn Elever, Ny elev. Lägg in betygen manuellt eller importera en ny betygsfil. Valideringsfelet ligger kvar i listan även efter att du registrerat betygen manuellt. |
|
2.Eleven är registrerad med TF-nummer i Indra men har i filen fått personnummer eller ändrad ålder |
2.Kontakta Gymnasieantagningen! |
|
|
3.Eleven har inte samma TF-nummer i Indra som i skolans elevregistersystem, numret har varit upptaget av annan elev vid registreringen i Indra |
3. Betyget måste registreras manuellt. Kontakta Gymnasieantagningen om du saknar information om vilket TF-nummer eleven har i Indra! |
|
|
4.Eleven är folkbokförd utanför Storsthlms antagningsområde och inte registrerad i Indra |
4.Skolan ansvarar för att skicka betygen till hemkommun/antagningskansli, Valideringsfelet ligger kvar i listan |
|
|
Personnumret har ogiltigt värde (du saknar behörighet) |
Eleven har bytt skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde eller till skola utanför Storsthlms antagningsområde |
Kontakta Gymnasieantagningen för ändring av skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde. Skicka betyget till aktuell skola/antagningskansli. Valideringsfelet ligger kvar i listan. |
|
Betygsämne har ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda ämneskoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt ämneskod. |
4.Importera filen
Gå tillbaka till ursprungsläget för betygsimport genom att klicka på den turkosa länken Betygsimporter, som ligger precis ovanför tabellen.
- Klicka på Importera.
- Om det inte finns fel visas bekräftelse på hur många betyg som lästs in.
- Om inte alla fel har åtgärdats visas en informationsruta.
- Välj OK - För att endast importera de betyg som är korrekta
- VäljAvbryt - För att gå tillbaka och åtgärda resten av felen.