Importera betyg via betygsfil
Här beskriver vi hur du importerar betyg via en betygsfil.
Skolor som använder Idunsoft, Schoolsoft, Procapita, Extens, Adela eller Infomentor har möjlighet att exportera betygsfiler med sina år 9-elevers betyg ur sina skolsystem. Betygsfilen ska ha ändelsen .ebt.
Du behöver behörigheten Elev- och betygsimport för att kunna utföra detta.
Importen av betyg sker i fem steg:
- Kontrollera elevuppgifter
- Läs in filen
- Rätta eventuella fel
- Importera filen till antagningssystemet
- Kontrollera och justera betyg
Kontrollera elevuppgifter
OBS! Om du inte redan har gjort det behöver du först kontrollera och justera elevuppgifterna.
Läs in filen
- Gå till Elever>Importera betyg.
- Välj Läs in ny fil för att öppna dialogrutan Läs in ny elevfil. HT-betyg alternativt slutbetyg är förvalt beroende på vilken period du befinner sig i.
- Välj Bläddra och leta upp och markera den fil som ska läsas in (filer med ändelsen .ebt).
- Välj Läs in.
- Om det inte finns fel visas bekräftelse på hur många betyg som lästs in.
- Välj Stäng.
- Välj Importera för att läsa in betygen i Indra.
- Om det finns fel visas en informationsruta om hur många betyg som lästs in och antal felaktigheter.
- Välj Stäng.
- Välj pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna listan över felaktigheter i importen.
- Håll muspekaren över den turkosa triangeln i kolumnerna Validerad och Varningar för respektive elev för att se en beskrivning av felet.
- Välj Visa alla för att se alla elever.
Vad betyder varningarna?
Varningar visas för att uppmärksamma eventuella fel på samtliga inlästa elever eller på enstaka elev. Här är några exempel:
- Om en hel betygskolumn är tom (ett ämne där inga betyg alls är inlästa).
- Om en hel klass har exakt samma slutbetyg som ht-betyg.
- Om elev har språk inlagt men inte fått betyg i det.
- Om man inte åtgärdar varningarna så läses betygen in i alla fall
Rätta eventuella fel
Det är viktigt att alla fel rättas innan import. Om ett valideringsfel inte rättas läses inte den elevens betyg in. Vissa valideringsfel ligger kvar och ska åtgärdas manuellt.
- Klicka på pilikonen längst till vänster i tabellen för att öppna elevens betygskort där du ska justera felaktigheterna.
- Åtgärda felaktigheterna.
- Välj Spara och Stäng, varpå eleven försvinner från listan över felaktigheter.
- Upprepa för andra elever med felaktig information.
|
Valideringsfel (specifika per elev) |
Beskrivning av fel |
Att göra för att rätta |
|
Språkbetyg ML läses inte in för språk är inte registrerat. |
Betyg är inläst i ML, men vilket modersmål betyget avser saknas i elevkortets flik Kontaktuppgifter. |
Öppna elevkortet, lägg in språkkoden under kontaktuppgifter för vilket språk betyget avser för ML (modersmål) |
|
M2 Språk har ett ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt språkkod |
|
Betyget har ett ogiltigt värde |
Det går inte att ange betyg i både SV och SVA |
Öppna betygskortet, ta bort det felaktiga ämnet och betyget (värde) |
|
Språkbetyg (M1, M2) läses inte in eftersom språk inte är registrerat |
Betyg är inläst i M1 eller M2, men vilket språk betyget gäller saknas |
Öppna fliken Betyg, lägg in språkkoden för vilket språk betyget avser för M1/M2 |
|
Personnummer har ett ogiltigt värde (saknas i vårt register)
|
1.Eleven är ny på skolan och saknas i Indra |
1.Registrera eleven manuellt för att betyget ska kunna importeras. Menyn Elever, Ny elev. Lägg in betygen manuellt eller importera en ny betygsfil. Valideringsfelet ligger kvar i listan även efter att du registrerat betygen manuellt. |
|
|
2.Eleven är registrerad med TF-nummer i Indra men har i filen fått personnummer eller ändrad ålder |
2.Kontakta Gymnasieantagningen! |
|
|
3.Eleven har inte samma TF-nummer i Indra som i skolans elevregistersystem, numret har varit upptaget av annan elev vid registreringen i Indra |
3. Betyget måste registreras manuellt. Kontakta Gymnasieantagningen om du saknar information om vilket TF-nummer eleven har i Indra! |
|
|
4.Eleven är folkbokförd utanför Storsthlms antagningsområde och inte registrerad i Indra |
4.Skolan ansvarar för att skicka betygen till hemkommun/antagningskansli, Valideringsfelet ligger kvar i listan |
|
Personnumret har ogiltigt värde (du saknar behörighet) |
Eleven har bytt skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde eller till skola utanför Storsthlms antagningsområde |
Kontakta Gymnasieantagningen för ändring av skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde. Skicka betyget till aktuell skola/antagningskansli. Valideringsfelet ligger kvar i listan. |
|
Betygsämne har ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda ämneskoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt ämneskod. |
Importera filen till antagningssystemet (efter att samtliga fel är rättade i Indra)
- Välj Betygsimporter för att gå tillbaka till startläget för betygsimport
- Välj Importera.
- Om det inte finns fel visas bekräftelse på hur många betyg som lästs in.
- Välj Stäng.
- Välj Importera för att läsa in betygen i Indra.
- Om det fortfarande finns fel får du felmeddelandet "Du har rader som inte är åtgärdade. Vill du fortsätta och importera de rader som validerar?" Du har då fyra val:
- Välj OK för att importera endast de betyg som är korrekta.
- Välj Avbryt för att gå tillbaka och åtgärda resten av felaktigheterna.
- Justera betygsfilen och läs in och importera den på nytt. OBS! Betygsfilen måste innehålla alla elevers korrekta betyg, annars finns risken att du skriver över en manuell justering.
- Justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg.