Importera betyg via betygsfil
Vy i Indra: Elever»Importera elever
Behörighet grundskola: Elev och betygsimport
Skolan exporterar filen med elevuppgifter från skolans elevregister (exempel Adela, Extens, Idunsoft, Infomentor, Procapita, Schoolsoft). Betygsfilen ska ha ändelsen .ebt.
När filen är klar, importeras den till Indra via vyn Elever»Importera betyg.
För support angående export av filen kontaktar du din skolas leverantör av elevregister.
Importen av betyg sker i fem steg:
- Kontrollera elevuppgifter
- Läs in filen
- Rätta fel
- Importera filen
- Kontrollera och justera betyg
1.Kontrollera elevuppgifter
Innan du påbörjar betygsimporten ska du kontrollera
Registrerade elever
Alla elever som du ska importera betyg för måste vara registrerade på nuvarande antagningsår i Indra. Om en elev saknas, kan du lägga till den genom vyn Elever»Ny elev. Se information om Elever som inte får läsas in under rubriken Elevregistrering.
Det går bara att registrera betyg A-F i Indra. Om tecken -, 1, 2, 3 finns med i filen kommer dessa tecken inte att läsas in. Filen läses in utan dessa tecken.
Ej folkbokförd elev
Elever med tillfälligt personnummer (TF-nummer). Viktigt att ni kontrollerar att det är samma person som redan finns inregistrerad i Indra som i er betygsfil.
Språkval
Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval ska detta anges.
Endast betyg A-F ska anges.
- Modernt språk (M2)
Om eleven har läst och fått betyg i flera moderna språk, registreras betyget för det språk eleven vill fortsätta läsa på gymnasiet i filen. Det andra betyget registreras in manuellt i Indra: betygskolumn Ex1. - Elevens val (M1)
Ska registreras i filen - Avslutat språkval
Språk ska inte anges om eleven har avslutat språkvalet. För att radera avslutat språkval i Indra öppnar du Elevkortet, välj fliken Betyg och ta bort språket i M2 språk.
Vid ansökan till gymnasieutbildning som kräver språkval hamnar annars eleven på fel språksteg. - Modersmål
För elever som läser modersmål ska språket anges i filen. Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Indra. Klicka här för att se alla språkkoder
Betyg i ämnen som betygssätts på vårterminen i åk 8 och som inte läses under höstterminen registreras som höstterminsbetyg (gäller vid rapportering av ht-betyg).
Elever som flyttat ut eller bytt skola
Elever som har flyttat eller bytt skola ska överföras till den nya skolan, och betygen ska skickas dit. På antagningskanslier.skolverket.se hittar du kontaktuppgifter till Sveriges antagningskanslier.
Flytt in
Betyg för inflyttad elev från extern skola ska registreras i Indra.
Folkbokförd elev med skyddade personuppgifter får inte finnas med i importfilen utan ska laddad upp i Indra, se under rubrik Betygsregistrering.
2.Läs in filen
- Gå till Elever>Importera betyg. Ht-betyg alternativt slutbetyg är förvalt beroende på period
- Välj Läs in ny fil för att öppna dialogrutan Läs in ny betygsfil.
- klicka på Bläddra och välj den fil som ska läsas in (fil med ändelsen .ebt).
- klicka på Läs in
I rutan visas information om antal inlästa elever och eventuella felaktigheter
Om filen inte har några fel - Klicka på Stäng och importera filen genom att välja Importera.
Om filen innehåller valideringsfel eller varningar - Se Rätta fel och även stycket Lista med felaktigheter.
Vad betyder varningarna?
Varningar visas för att uppmärksamma eventuella fel på samtliga inlästa elever eller på enstaka elev. Här är några exempel:
- Om en hel betygskolumn är tom (ett ämne där inga betyg alls är inlästa).
- Om en hel klass har exakt samma slutbetyg som ht-betyg.
- Om elev har språk inlagt men inte fått betyg i det.
- Om man inte åtgärdar varningarna så läses betygen in i alla fall
3.Rätta fel
För att betyg ska kunna importeras måste valideringsfel rättas innan importen påbörjas. Se information nedan om hur du åtgärdar ett fel.
Se även hantering av elever som inte får läsas in eller har särskild hantering under rubriken Betygsregistrering.
- Klicka på symbolen Pil längst till vänster i tabellen för att öppna listan över felaktigheter i inläsningen.
- Håll muspekaren över den röda symbolen i kolumnerna Validerad och Varningar för respektive elev för att se en beskrivning av felet.
- Justera betygsfilen, läs in och importera den på nytt. OBS! Betygsfilen måste innehålla alla elevers korrekta betyg, annars finns risken att du skriver över en manuell justering.
- Justera felaktigheterna manuellt i Betygsregistrering eller i elevkortets flik Betyg.
- Rätta felet, spara och stäng. eleven försvinner från listan över fel.
När felen är rättade klickar du på Importera.
Lista med felaktigheter
|
Valideringsfel (specifika per elev) |
Beskrivning av fel |
Att göra för att rätta |
|
M2 Språk har ett ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda språkkoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt språkkod |
|
Betyget har ett ogiltigt värde |
Det går inte att ange betyg i både SV och SVA |
Öppna betygskortet, ta bort det felaktiga ämnet och betyget (värde) |
|
Språkbetyg (M1, M2,ML) läses inte in eftersom språk inte är registrerat
|
Betyg är inläst i M1, M2 eller ML, men vilket språk betyget gäller saknas
|
Öppna fliken Betyg, lägg in språkkoden för vilket språk betyget avser för M1/M2 |
|
Öppna elevkortet, lägg in språkkoden under kontaktuppgifter för vilket språk betyget avser för ML (modersmål) |
||
|
M2 språk (ENG eller SV) är spärrad som M1 och M2 språk |
Språkkoden ENG eller SV kan inte anges som språk i M1 och M2 då de inte är betygsgrundande för M1 eller M2 |
Öppna elevkortet i listan för fel, ta bort den felaktiga koden |
|
Personnummer har ett ogiltigt värde (personnummer saknas i vårt register)
|
1.Eleven är ny på skolan och saknas i Indra |
1.Registrera eleven manuellt för att betyget ska kunna importeras. Menyn Elever, Ny elev. Lägg in betygen manuellt eller importera en ny betygsfil. Valideringsfelet ligger kvar i listan även efter att du registrerat betygen manuellt. |
|
2.Eleven är registrerad med TF-nummer i Indra men har i filen fått personnummer eller ändrad ålder |
2.Kontakta Gymnasieantagningen! |
|
|
3.Eleven har inte samma TF-nummer i Indra som i skolans elevregistersystem, numret har varit upptaget av annan elev vid registreringen i Indra |
3. Betyget måste registreras manuellt. Kontakta Gymnasieantagningen om du saknar information om vilket TF-nummer eleven har i Indra! |
|
|
4.Eleven är folkbokförd utanför Storsthlms antagningsområde och inte registrerad i Indra |
4.Skolan ansvarar för att skicka betygen till hemkommun/antagningskansli, Valideringsfelet ligger kvar i listan |
|
|
Personnumret har ogiltigt värde (du saknar behörighet)
|
Eleven har bytt skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde |
Kontakta Gymnasieantagningen för ändring av skoltillhörighet inom Storsthlms antagningsområde. |
|
Elev har bytt skola till skola utanför Storsthlms antagningsområde |
Skicka betyget till aktuell skola/antagningskansli. Valideringsfelet ligger kvar i listan. |
|
|
Betygsämne har ogiltigt värde |
Indra tillåter endast nationellt fastställda ämneskoder |
Öppna betygskortet, ändra till rätt ämneskod. |
4.Importera filen
Gå tillbaka till ursprungsläget för betygsimport genom att klicka på den turkosa länken Betygsimporter, som ligger precis ovanför tabellen.
- Klicka på Importera
- Om inte alla fel har åtgärdats visas en informationsruta.
- Välj OK - För att endast importera de betyg som är korrekta
- Välj Avbryt - För att gå tillbaka och åtgärda resten av felen.